業務改善といえば、ムダな手順の削減がイメージとしては強いですが、中には手順を減らすのではない改善もあります。日常業務の中で、作業に集中したいのに、話しかけられたりする事が多くて集中できなかったという経験はありませんか？今回は、「業務の中断」に焦点をあてて考えてみましょう。
電話や質問、お茶出しなど様々な業務の中断がある
日頃、業務の中で作業の中断が入る事を意識された事はあるでしょうか。例えば、報告書を作成している最中に別の業務を頼まれてしまったり、あるいは電話がかかってきたり、お茶を出さなくてはならなくなったり……こういったちょっと作業が中断されるという事は少なくないですよね。
ですが、この作業の中断を意識した事があるという方はほとんどいらっしゃらないのではないでしょうか。実は、この「中断」大きなムダになっているかもしれません。
中断をすると、ブランクが生じてしまう
作業の中断があると、人はそれまでしていた作業を止めて別の事に意識を向けてしまいます。もちろん、机に座ったままでいい対応であればすぐに作業に戻る事は出来ますが、問題は意識を作業に戻すのには時間がかかるという事です。
画面はそのままであっても、「さっきどこまで作業をしていたんだっけ……」という状態になってしまう為、すぐに作業を再開する事が出来ません。
このブランク、1回2回程度であればよいのですが、もし5回6回と中断が入ってしまうと、業務が進まなくなってしまいます。
その為、業務の中断があまりにも多い場合には改善ポイントとして着眼する事が出来ます。
業務の中断を改善するには
業務の中断を改善するには、役割分担を見直してみましょう。業務の役割分担が不適切な場合、作業の中断が発生しやすくなります。また、業務の処理タイミングを変更する事でも、その作業に集中しやすく、中断が発生しづらくなります。
例えば、電話の対応は特定の人が行うのではなく、かかってきた時に手が空いている人がとるなどにするだけでも、中断の回数は減ってきます。
このように、ちょっとした中断作業を探して減らしてみましょう。
日頃意識しづらい業務の中断。実は体感よりもずっと大きなムダになってしまっています。もし、日頃の業務を進めている中で、「何かと中断の機会が多い……」と思われた方はぜひ改善案を探してみましょう。
